Cómo liderar presentaciones y capacitaciones eficaces

Estamos a un mes del #CONCIN2022, de #DialogusCI, que organizamos junto con varios colegas desde la Asociación de Consultores y Agencias de Comunicación Interna de la Argentina; y es un buen momento para revisar cómo presentamos nuestros temas cuando exponemos o brindamos una capacitación. Para ser eficientes debemos componer un mensaje ordenado, no abusar de las  ayudas visuales, utilizar las mejores estrategias discursivas y dinámicas, contar historias y hablar con naturalidad. Estas habilidades se entrenan y con la práctica nos hacen mejores profesionales. En el siguiente artículo, José Vedoya nos comparte las claves del éxito en una presentación efectiva.

 

La transmisión del conocimiento es un valor profesional distintivo. En Impronter nos basamos en la metodología neurodidáctica para formar presentadores y capacitadores eficaces y listos para enfrentar diferentes reacciones frente a su exposición.

Hace algunos años, cuando creamos Impronter para ofrecer capacitaciones de Comunicación a empresas clientes de the I method, empezamos por el taller de Speaker TrainingTodos tenemos algo para contar; sin embargo, no siempre sabemos hacerlo. Y hacerlo en un entorno profesional es mucho más difícil aún.

A esta altura de la pandemia, todos fuimos víctimas de varios webinars que llenaban nuestra agenda cuando no había otra cosa que hacer ni lugar al que ir; nos dejaban sabor a muy poco. En una hora mirando incontables diapositivas con una voz monótona de fondo no nos han enseñado nada.

También hemos participado de capacitaciones y workshops que parecían no terminar jamás: el facilitador hablaba de algo –su tema– y cumplía. La única participación movilizante era cuando íbamos al buffet durante el break a buscar un café y un “sanguchito”.

En Impronter pensamos la capacitación a la que a nosotros nos interesaría ir: arrancar bien arriba, romper el hielo, de a poco invitar a todos a participar al menos una vez a lo largo del encuentro y, sobre todo, emocionarnos lo más posible. Debe ser una experiencia que nos transforme en algún sentido y nos ofrezca algo de valor para llevarnos.

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A través de la metodología neurodidáctica, incentivamos el rol activo de quien aprende, con respeto por su ritmo y nivel y por sus intereses y necesidades; que sea protagonista y responsable del proceso, con exploración, búsqueda de sentido, razonamiento y comprensión; entonces, las emociones tienen una gran implicancia y el papel de las neuronas espejo es indiscutible. Para aprender, primero requerimos motivación, luego atención y, recién entonces, memoria.

 Para aprender, primero requerimos motivación, luego atención y, recién entonces, memoria.

De qué hablamos cuando hablamos de hablar

Para llegar a esa profundidad de técnica, primero debemos manejar algunos aspectos técnicos del proceso de transmisión de nuestros conocimientos. Debemos saber:

·      componer nuestro mensaje,

·      diseñar las ayudas visuales,

·      definir nuestra estrategia discursiva,

·      implementar dinámicas de participación,

·      contar una historia a cada persona,

·      hablar con naturalidad.

Es muchísimo. Siempre comenzamos nuestros talleres avisando a los presentes que ninguno saldrá orador experto al término del encuentro, pero habrán comenzado el camino para serlo (gestionar las expectativas es importante en toda presentación).

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Desde 2019, el taller de Speaker Training es la capacitación que más solicitan nuestros clientes. Estudios de abogados, laboratorios, bancos, asociaciones y hasta fábricas de robots. Es un hecho común a profesionales de todo tipo la necesidad de saber compartir sus conocimientos, ya sea con colegas, clientes, usuarios…

Todas estas empresas fueron diferentes y para nosotros también fue una instancia de aprendizaje; encontramos prácticas sorprendentes en cada una. Muchas eran singularidades y las consideraban defectos, sin saber que son lo que los hace únicos; las compartimos, las debatimos y vimos cómo usar esas cualidades distintivas a nuestro favor.

En otro caso –en la fábrica de robots–, el gerente me explicaba que la fuerza de ventas estaba compuesta por ingenieros electrónicos, que luego instruían al comprador en el correcto uso del producto; tanto para el pitch como para la capacitación y como catálogo debían usar el mismo documento: un PDF de 60 diapositivas, todas llenas de información, cuadros, diagramas, instrucciones, advertencias… Le pregunté en cuántos módulos dividía esa charla, ya que es muchísimo material: “es para una presentación de una hora”; ¿Y la capacitación? “También, una hora; para todos el mismo porque no quiero que improvisen y se salgan de guion”.

¿Te imaginás vos hablar una hora de corrido sin descanso presentando una diapositiva llena de información por minuto? ¿Te imaginás alguien capaz de escucharte sin sufrirlo? ¿¿Y entenderlo?? No. Yo tampoco. Lo hablamos con el gerente y concluimos que necesitaban un PPT corto para presentaciones, uno mediano para catálogo y otro completo para capacitaciones.

La ayuda visual debe sumar:

–     No es un ayudamemoria.

–     Presentamos una idea por diapositiva.

–     La usamos solo cuando la necesitamos para mostrar algo y luego la desactivamos.

–     No leemos lo que dice la diapositiva.

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Si es mucho texto, siempre podemos mandarla por mail antes de la reunión, o después. No perdamos la oportunidad de generar una conexión personal con nuestro interlocutor por estar escondidos detrás de un PPT. A veces, incluso, una buena historia pude ayudarnos a que los demás vean nuestro punto de vista, o a que valoren experiencias de terceros.

No perdamos la oportunidad de generar una conexión personal con nuestro interlocutor por estar escondidos detrás de un PPT.

Otros factores que podemos considerar son:

A)  El destino de la presentación: un cliente nos solicitó preparar un equipo de médicos para enfrentar auditorías regularmente, por ejemplo.

B)  La formalidad: el humor es un gran recurso, pero no todos los contextos se prestan para la risa.

C)  Storytelling con data: hay maneras geniales llegar al corazón de la gente con varios gráficos y cuadros de datos complejos; el secreto es no hacerlo pesado y contar ESA historia.

D)  Leguaje corporal: ¿Cómo se aplica a las plataformas digitales en los encuentros virtuales?

E)  Público difícil: ¿Qué pasa si los presentes se duermen, si hacen ruido o si opinan en contra de lo que presento?

Hasta ahora no hemos tenido dos talleres de Speaker Training iguales, porque no hemos tenido dos clientes con iguales necesidades. Nos encantaría conocer los desafíos de tu empresa y ayudarlos a armar esa presentación eficaz y la capacitación que tanto necesitan.

José Vedoya

José Vedoya

Director at Impronter – Comunicación Pública

https://theimethod.com.ar/ ¡gracias por este artículo!

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